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martes, 27 de noviembre de 2007

Los mal educados del e-mail y Las 10 reglas básicas de conducta.

¿Cuántas veces al día recibes correos mal escritos y sin ningún protocolo?...¿Hasta que punto debemos aceptar las malas conductas de nuestro interlocutor?... ¿Debemos implementar algún manual para los que escriben e-mails día a día como parte de su trabajo?...Estas preguntas fácilmente podemos trasladarlas también a nuestro correo personal.

Un estudio de la empresa PalmOne demostró que la falta de una guía de comportamiento ante el correo electrónico hace perder mucho tiempo y trae conflictos. El trabajo se realizó en decenas de oficinas en Europa, aunque sencillamente podría trazarse un paralelismo con lo que ocurre en los mensajes entre amigos.

El estudio, elaborado por Dynamic Markets sobre 750 trabajadores de empresas multinacionales en cinco países europeos (España, Reino Unido, Francia, Alemania e Italia) arroja entre sus conclusiones que el e-mail es fuente habitual de conflictos.

Hasta ahora no existe un manual concreto y globalmente aceptado sobre el tema, así que he resumido un interesante artículo, del cual extraje 10 recomendaciones básicas de conducta para escribir y gestionar correos en las empresas, también con aplicación a nuestro correo personal:

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1.- Cuide la ortografía y la redacción, la rapidez nunca deberá estar por encima de la calidad.

2.- Vaya al grano, mientras más largo el mensaje menos probabilidad de que lo lean completo.

3.- Pregúntese si necesita de verdad copiar a todos, por lo general no hace falta.

4.- Utilice la opción de “urgente” sólo en aquellos casos que lo ameriten, pues nadie lo tomará en serio.

5.- El exceso de formalidad nunca es malo y la buena educación es muy valorada en estos medios.

6.- Responda los correos antes de 24 horas y nunca finja no haber recibido un correo, todos sabemos que si lo recibió.

7.- Evite los juicios precipitados. No escriba correos de los que luego pueda arrepentirse.

8.- Emplee un tono idóneo, sin mensajes bruscos ni insultos (escribir todo en mayúsculas significa gritar).

9.- No responda nunca si está enfadado, recuerde que todo queda archivado.

10.- No de nada por sentado, ante la duda pregunte con otro correo o llame.

Muchas veces no se tiene la sensación que detrás del ordenador hay una persona que siente y que percibe los estímulos recibidos a través del correo con las mismas emociones con las que recibe una carta.

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Infobae
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3 comentarios:

Javier Llinares dijo...

La lista se puede incrementar, te añado un par más:

- ¿Realmente es necesario enviar ese e-mail?

- No escribas en mayusculas.

raizen dijo...

Estoy de acuerdo contigo, es absolutamente necesario elaborar un manual de conducta.
Yo he tenido que activar la respuesta instantánea, donde expreso la calidad de correo que quiero recibir, eso, en lo personal.
Creo que se ha perdido esa sensibilidad a la que haces mención. El protocolo parece que brilla por su ausencia en esos "mal educados". :&
Excelente post :)

Un abrazo para tí

Senior Manager: dijo...

Hola Javier:
De acuerdo...quedan agregados a la lista. Gracias por el aporte

Hola raizen:
Aunque existen varios proyectos formales, aún no se tiene calro hacia donde vamos con este tema, pues en paralelo se está desarrollando todo un nuevo lenguaje entre los jóvenes lo que ha dificultado formalizar o aplicar reglas a nivel global...Mientras tanto esperemos que prive el sentido común.
Gracias por la visita.

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