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jueves, 10 de julio de 2008

Cómo reducir una excesiva carga de trabajo

¿Eres de los que se siente agobiado por tener mucho trabajo o por no tener suficiente tiempo para realizarlo durante la jornada?

¿Debes quedarte hasta tarde en tu puesto de trabajo para poder cumplir con los mínimos exigidos?

¿Lo has intentado todo pero sigues sin reducir las tareas que debes realizar?

Las altas cargas de trabajo son muy comunes en nuestro actual mundo globalizado y es un hecho que tener tanto trabajo nos está afectando en todos los sentidos. En algunos casos ir al trabajo ya resulta estresante, debido a que el subconsciente ya sabe lo que nos espera y una vez allí nos sentimos agobiados con sólo sentarnos en nuestro puesto.

Una pesada carga de trabajo casi siempre significa limitaciones en nuestro tiempo libre y si tenemos jefes que nunca están conformes y nos siguen exigiendo cada vez más, terminamos obligados a utilizar ese tiempo (nuestro) en actividades laborales que terminan estresándonos y limitando nuestro sano esparcimiento en detrimento de nuestra vida personal.

Lo peor son las rutinas basada en excesivas cargas de trabajo, pues nos dejan con poco tiempo para cubrir las “urgencias” normales que surgen a diario (personales y de trabajo), y con un sentimiento de impotencia frente a tantas cosas por hacer, por lo que terminamos cayendo en un espiral de estrés y frustración que nos mantiene en un constante estado de agobio general lo que irremediablemente nos conducirá al Burnout.

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Un manejo exitoso de nuestra carga de trabajo es de vital importancia para sentirnos bien en el trabajo, lo cual es posible conseguir siguiendo una serie de sencillas técnicas de acuerdo a cada caso en particular.

En la mayoría de los casos se puede mejorar (mucho) la situación con sólo atender y corregir lo básico. Así que sin más preámbulo, dejo a continuación una serie de trucos y herramientas que seguro serán de ayuda para manejar con éxito una carga excesiva de trabajo:

Realiza un listado de las tareas:

Mantener un listado es fundamental para el manejo de las tareas, sobre todo porque te dará una sensación de control que luego te ayudará a reducir el estrés pues evita que te olvides de algo importante. Es invaluable cuando necesitas hacer muchas tareas de diferente naturaleza y cuando no deseas olvidarte de algo.

Si tienes demasiadas cosas por hacer y "todas" tiene alta prioridad, primero lístalas sin importar el orden y luego reescríbelas estableciendo verdaderas prioridades. Toma en cuenta que prive lo más importante sobre lo urgente, esta es la clave.

Este listado también te ayudará a ser más eficiente dejando de lado las tareas improductivas y haciendo que te concentres en lo que realmente importa incrementando tu productividad considerablemente.

Truco: De cara a tus jefes, pon en los primeros lugares de la lista los asuntos que ellos podrían pedirte de un momento a otro, esto les dará la sensación de que sabes manejar bien tú tiempo aunque dejes otros asuntos importantes para después. En este caso lo que importa es la impresión que puedas dar lo que ayudará a que luego no te presionen tanto, por saberse seguros de que lo estás haciendo bien.

Analiza tus funciones y responsabilidades:

Este análisis será de mucha utilidad para saber si hay algo que no depende de ti que está frenando tu productividad y te está obligando a trabajar de más. También te ayudará a entender que tareas son esenciales y cuales no, alejándote de las distracciones que tanto tiempo nos hacen perder al realizar nuestras funciones.

Toma en cuenta lo siguiente:

- Verifica que dispones de todas las herramientas y medios necesarios para realizar bien tu trabajo. Es decir, los materiales, los conocimientos, los recursos y la formación necesaria.

- Comprueba que entiendes la estrategia de la empresa y su cultura. Es decir, verifica la misión de la empresa y en donde encajas tú para poder cumplirla. Habla con tus jefes para estar seguro de que sabes cual es tu responsabilidad en la empresa y en tu puesto de trabajo, podrías llevarte sorpresas.

- Pide y analiza tu “Job Description”, identifica allí los objetivos de tu puesto de trabajo y las prioridades que van con él.

- Confirma con tu jefe las prioridades. Comparte la lista con tu jefe, es muy posible que existan discrepancias en lo que él y tu consideran importante.

- Copia las actitudes de los que si logran cumplir con todas sus tareas. Pregúntales cómo lo hacen y aprende.

Registra a conciencia todas tus actividades:

Esta es una herramienta que te ayudará a entender cómo usas tu tiempo, lo que te demostrará que existen actividades que te quitan tiempo y que son susceptibles de ser eliminadas o pospuestas, lo que te dará más tiempo para incrementar tu eficiencia. Es como si realizaras una auditoría a la forma en que utilizas tu tiempo.

Puedes utilizar el siguiente formato: Registro de Actividades

Es imposible mantener todo en nuestra memoria por lo que con un registro de actividades podrás verificar la cantidad de tiempo que perdemos en actividades improductivas. En poco tiempo podrás identificar los tiempos productivos de tu rutina diaria y te ayudará a cambiar algunos hábitos nocivos para tu eficiencia.

Gestiona y tu tiempo de manera óptima:

Gestionar bien el tiempo disponible es fundamental para manejar las cargas de trabajo y por ende los niveles de estrés. La clave para un buen manejo del tiempo es concentrase en los resultados y no en las actividades que se realizan.

Esto es de gran ayuda sobre todo cuando existen cargas excesivas de trabajo pues nos da cierto control sobre lo que estamos haciendo incrementando la productividad.

Debemos entonces escribir todas nuestras tareas en una lista en el mismo orden en que deben ser ejecutadas en donde también incluiremos el tiempo estimado que podemos tardar para llevar a cabo cada una de ellas. Luego es importante proponer un plan de acción en el que estableceremos cómo y de que forma completaremos cada tarea en función del tiempo que hemos determinado.

Para optimizar mejor nuestro tiempo lo ideal es sincronizar los tiempos dispuestos en nuestra lista con el tiempo de nuestros jefes y colegas del trabajo que tengan alguna relación con las tareas que llevamos a cabo.

Esta técnica nos ayuda cuando debemos coordinar diversas tareas que se entrelazan entre si y que pueden involucrar a otras personas.

Delegar:

Delegar es la habilidad que nos permite asignar ciertas tareas que se relacionan a nuestras funciones pero que pueden ser desempeñadas por otras personas y se utiliza generalmente cuando ocupamos posiciones de responsabilidad que conllevan la supervisión de personal.

También podemos usarla sin ser supervisores cuando existan personas con mayores habilidades para realizar una tarea y que puedan entonces realizarlas en lugar de nosotros. Por lo que la transferencia de tareas deberá ser discutida previamente con los involucrados.

Tomando en cuenta que delegar es también traspasar nuestras responsabilidades hemos de tomar en cuenta lo siguiente:

- Decidir qué y cuanto delegar: Puedes comenzar viendo el “Registro de tus actividades”, ese que ya comentamos, para saber fácilmente que actividades son delegables.

- Encontrar la persona adecuada a la que delegar: Lo ideal es darle la tarea a alguien capaz pero también con el tiempo suficiente para hacerla y evitar caer en un círculo vicioso.

Muchas veces hemos de delegar a alguien que no es del todo idóneo, e estos casos, toma en cuenta que ha de ampliarse la supervisión y esperar errores normales debido a la inexperiencia. Si es necesario toma un tiempo para entrenar a esta persona, lo cual reducirá futuras pérdidas de valioso tiempo en el futuro.

¿Qué hacer si estás realmente sobrecargado y al borde de la desesperación?

Si crees que lo anterior no es suficiente pues estás tan agobiado que ni siquiera tienes tiempo para terminar de leer este post. Entonces prueba utilizando y combinando los siguientes "tips":

- Primero que nada cálmate, el estrés no ayudará a controlar la situación.

- Trata de realizar sólo la lista.

- Mira si hay un compañero que te pueda ayudar.

- Habla con tu jefe y explícale la situación, tal vez no lo sepa.

- Negocia con los involucrados o afectados de tus tareas para conseguir aplazamientos.

- Informa a los afectados de que no podrás cumplir con las tareas dando tus razones y luego propón nuevas fechas de cumplimiento.

- Concéntrate en lo importante, deja lo urgente para luego.

- Llega más temprano en lugar de irte más tarde.

- Utiliza la hora de la comida reduciéndola, come ligero y evita el alcohol.

- Reduce al mínimo las pérdidas de tiempo (charlar con los compañeros, traslados innecesarios, gestiones no urgentes, etc).


Si necesitas asistencia o consejo personalizado, ya sabes que puedes solicitar ayuda a través de mi correo electrónico:

Y si lees en inglés puedes también ir a la siguiente fuente: Mindtools, en donde encontrarás una ampliación de los temas tratados en este post.


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5 comentarios:

Eric dijo...

Completamente de acuerdo con pedir y analizar el job description junto con tu jefe.

Hay tantas zonas gris dónde la areas de responsibilidad de diferentes puestos se cruzan. Quizás no hace falta hacerlo todo...

¡Importante artículo! El burn-out es algo real, lo veo más y más.

Juan Martínez de Salinas dijo...

Hola SM,

Están muy bien todos estos consejos que ayudan a reducir la carga de trabajo.

La organización es fundamental y poner todas las tareas en una lista para analizarlas ayuda a ver la prioridad real de cada una.

Después hay que tener contentos a los responsables por lo tanto sus tareas hay que tenerlas previstas para evitar malentendidos.

Si aun así no llegamos hay que delegar, revisar nuestra descripción de funciones con nuestro jefe para clarificar ciertos aspectos poco claros como bien indicas.

No hacer nada no nos ayuda más que a quemarnos más.

Jose Ortega dijo...

¡Genial el post! Deberían adjuntarlo al manual de bienvenida de algunas empresas ;)

Para mí el recurso que me resulta más efectivo es el de realizar el listado de tareas. Es sencillo, autogestionado y permite liberar la mente de la presión que genera el temor a olvidar cumplir con alguna tarea importante por culpa de olvidos.

Otro recurso efectivo tiene que ver con el concepto de 'procrastinar', que aprendí del blog de Cristina Simón.

Os recomiendo su lectura: http://employees-only.blogspot.com/2007/09/el-miedo-procrastinar-tus-tareas.html

Saludillosss

Senior Manager dijo...

Hola Eric:
Es importante lo que apuntas sobre el "gris", ya que muchos sólo ven blanco o negro y a veces no es suficiente.

Hola Juan:
¿eso, eso!: Organización, previsión y delegación, no hay nada más efectivo.

Hola José:
Yo al igual que tu utilizo la lista, no puedo decir que estoy sobre cargado, pues en realidad tengo bastante tiempo para ser creativo, pero no dejo de utilizar las herramientas que recomiendo.
Ya leí sobre el concepto de 'procrastinar' en el blog de Cristina Simón...Gracias por el tip.

Anónimo dijo...

Exelente publicacion, me ayudo bastante.

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