La asistente insustituible

Hace algunos años conocí a la mejor asistente administrativa (el término “secretaria” está en desuso) que he visto durante toda mi trayectoria corporativa. Era muy eficiente, puntual y extremadamente leal…casi perfecta.

Menciono esto, porque una de las cosas que más me motivaba de esa empresa (multinacional claro está) es precisamente esa eficiencia y dedicación que no he visto en ninguna otra de las empresas en las que he trabajado.

Se preguntarán que habrá sido de aquella asistente…pues sólo podemos escribirnos, ya que nos separa el océano atlántico.

Sigue leyendo... Lo anterior les dará una idea de lo importante que es tener a una persona capaz apoyando la gestión de los demás. Un(a) buen(a) asistente es muy importante hoy en día y se ha convertido en algo más que la persona que redacta cartas, ayuda a los demás, gestiona la agenda del departamnento o reserva los vuelos. Sobretodo en nuestro mundo actual en donde nos apoyamos más en el PDA, el laptop y el celular para organizarnos y gestionar muchas de nuestras funciones en la empresa.

Es por esto que deseo compartir lo que he aprendido a lo largo de los años sobre las condiciones que un(a) buen(a) asistente debe cumplir para apoyar nuestra gestión lo más eficientemente posible:

1.- Imagen y personalidad: La imagen del asistente será el reflejo del departamento o del jefe que tiene delante. No hablo de una chica (o chico) guapo(a), sino más bien de alguien con buena presencia, de vestimenta inmaculada, de buen arreglo e higiene personal, de buenos modales y educación. Este aspecto exterior será determinante para mantener una buena imagen del jefe y del departamento o empresa que dirige. Un(a) asistente debe ser alguien a quien le guste lo que hace, sabiendo que está “detrás” de otras personas apoyándolas.

2.- Formación y cultura: Una formación académica sólida junto a un nivel adecuado de cultura, ayudarán mucho en situaciones críticas que requieran de iniciativa, de cierto análisis y/o de toma de decisiones en ausencia de los demás. El manejo de idiomas, de sistemas informáticos y algo de protocolo son fundamentales. La continua formación es necesaria para actualizar y enriquecer los conocimientos.

3.- Iniciativa y pro-actividad: Los puntos 1 y 2 no son suficientes sin una buena disposición para hacer las cosas. Un(a) asistente moderno(a) debe adelantarse a los hechos, debe ser intuitivo y previsor para poder lidiar con los contratiempos sin afectar la agenda y sobretodo debe tomar la iniciativa cuando sea necesario sopesando los pro y los contra con inteligencia, sabiendo cuando y donde presionar (o no hacerlo), utilizando el halo de autoridad que le sea otorgado.

4.- Organización, orden y gestión del tiempo: Es fundamental tener a alguien que sepa organizarse haciendo el mayor número de cosas en el menor tiempo posible. El manejo y cumplimiento de la agenda, el seguimiento de las tareas y el orden de los archivos y demás papeles será determinante para una buena gestión.

5.- Lealtad y reserva: La confianza es otra condición “sin ecuanon” en un(a) asistente, debido a la gran cantidad de temas confidenciales (a veces personales) que gestiona. Es necesario que se trate de una persona capaz de mantener la boca cerrada y que sea totalmente leal en cualquier tipo de situación, esto último la hará invaluable, ya que todo lo demás se le puede enseñar, pero la confianza simplemente está o no está en las personas.

Es importante reconocer que el asistente perfecto no existe y que sólo podemos lograr tener un(a) asistente adecuado para el tipo de empresa determinada. Mucho dependerá de la “química” entre los demás y el/la asistente, así como también de la buena disposición y dedicación que todos tengan.

Para terminar debo mencionar que algunas empresas optan por tener un pool de asistentes y/o los(as) contratan bajo la figura de outsourcing. Según mi experiencia, estas personas son y serán menos productivas que aquellas en nómina de empresa (plantilla). Habría que determinar el costo de la ineficiencia Vs. el costo del headcount.