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viernes, 4 de abril de 2008

Consulta abierta sobre conflicto de intereses

En todas las empresas existen normas que regulan los aspectos relacionados con el conflicto de intereses por tratarse de un tema sensible y susceptible a malas interpretaciones. Se hace necesario entonces evitar situaciones que puedan quedar a la ligera y que puedan perjudicar la relación que mantenemos con nuestros clientes.

Muchas veces el manual no especifica claramente lo que hay hacer, en esas situaciones debemos hacer acopio de nuestro sentido común buscando la mejor solución para los intereses de la empresa.

¿Piensas que tienes sentido común?... ¿Cómo lo hubieras solucionado tú?

Les dejo con una consulta que recibí en mi correo electrónico relacionada a un posible conflicto de intereses entre comerciales y clientes. He querido compartirla, pues me gustaría escuchar qué hubierais hecho vosotros si tuvierais que enfrentar una situación similar.

Les he incluido mi respuesta a la consulta, para que también podáis emitir vuestra opinión sobre la forma en que propuse resolverla (éste blog admite comentarios anónimos). He sustraído ciertos datos para mantener el anonimato de quién realizó dicha consulta y aclaro que cuento con su consentimiento para publicarla.

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La Consulta:

“Hola Senior, perdona que te moleste, tengo un problema y no sé con quién comentarlo; no me muevo en tu ámbito, ni mucho menos. Tengo una pequeña oficina inmobiliaria en “x-ciudad” (España). Desde hace mucho tiempo he coordinado equipos y no he sufrido grandes contratiempos, ahora, el ambiente se ve enrarecido, seguramente motivado por la falta de trabajo y como consecuencia de la falta de ingresos y del poco movimiento en el sector. El motivo de mi preocupación es el siguiente: Un promotor, nos ha invitado a una cena de celebración, yo siempre declino las invitaciones de los clientes a este tipo de eventos, porque considero que fraternizar en exceso es contraproducente y nunca lo he necesitado para cerrar una operación, sin embargo, una de las comerciales, insiste en ir, incluso después de yo haber dado mis razones del por qué considero negativo asistir, ella ha confirmado su asistencia .¿qué harías tú?"

Mi respuesta (tal cual):

“Me has preguntado que haría yo...pues bien. Yo en tu lugar, además de explicarle las razones a la comercial por las que no puede asistir a dicha cena-celebración, también agregaría que es política de la empresa (aunque sea muy pequeña) o que es política tuya (como dueña o responsable) el no asistir a este tipo de actos así como a cualquier otro en donde se pueda fraternizar y/o "acercar" la relación con los clientes y en donde luego pueda surgir un conflicto de intereses.

El hecho está en que indirectamente la comercial estaría recibiendo algo tangible (la cena y la celebración) por parte del cliente y que este "algo" tiene un valor monetario el cual no es aceptable por parte tuya o por parte de la empresa, debido a que podría originar una obligación por parte de la comercial a compensar al cliente en el futuro, estos intereses creados son luego difíciles de identificar y podrían nublar la relación que debe haber entre las partes.

Si la comercial incumple con las normas y definitivamente asiste a la cena (que creo es lo que pasará) se pueden hacer varias cosas dependiendo de cuán claro le hayas dejado que no podía asistir, pues en estos casos hay que ser muy pero muy claros y decir NO tajantemente desde el principio, complementándolo luego con las explicaciones pertinentes...Si ya le habías dejado claro que no debía ir, entonces lo mejor es que la despidas, pues mañana lo volverá a hacer, no le digas nada ahora pues no cambiará las cosas, pero comienza a buscar un sustituto(a) y cuando lo(a) tengas la despides y le explicas el motivo del despido.

Si por el contrario, no le dejaste claro o dudaste al tratar de imponer las normas, entonces tienes parte de la culpa de que vaya a la cena-celebración y por eso deberás ser algo flexible con ella a la hora de las sanciones.

Si finalmente va a la cena (confírmalo, no lo deduzcas), pues también puede que no asista... Al día siguiente deberás llamarle la atención y/o la amonestarás primero de forma escrita (por e-mail es suficiente) explicándole como podría afectar a la empresa el hecho de haber ido a la cena-celebración (éste documento te podría servir luego)...y en segundo lugar le dirás (verbalmente) el motivo de tu amonestación y le explicarás que es tú deber hacerlo, pues es tu responsabilidad como empresaria que fija las directrices a seguir en tu empresa.

En el caso en que estés indecisa en despedirla o no...y como no conozco todos los detalles te sugiero tomar en cuenta lo siguiente:

- La valía, el compromiso y la antigüedad de la empleada, para determinar si la dejas en la empresa o no.
- Cómo afectaría tu relación y la de la empresa con el promotor de ahora en adelante, sabiendo que ella en teoría le deberá un favor si asiste a la cena-celebración.
- El mercado de trabajo y la oferta de candidatos para el mismo puesto viendo si sería rentable contratar a otra persona.

En cualquier caso si decides dejarla en la empresa, quítale cualquier tema relacionado a ese promotor y que otro se ocupe de sus asuntos (informa a todos por escrito de forma casual) y hazle saber a la comercial los motivos de tu decisión...No dejes de hacer seguimientos esporádicos para verificar que no tiene relación con el promotor y no te preocupes que el problema tal vez no sea tan serio, sólo debes documentarlo bien por si se complica en el futuro y aclarar tu posición con la comercial y con todos desde el principio.
Saludos y suerte “

De antemano, gracias por vuestros comentarios y opiniones.

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13 comentarios:

Pedro Robledo (#3) dijo...

Hola SM,

Menudo melón has abierto. Ahora ya sé/sabemos a quién acudir cuando haga falta un punto de vista externo, jejeje.

Un saludo!

José Luis del Campo Villares dijo...

Buenos días.

Me atrevo a contestar sin leer tu respuesta Senior. Luego la leo para ver el grado de coincidencia.

Desde mi punto de vista, el vínculo relacional entre el promotor y la empleada es la empresa, no una relación personal entre ambos. Desde este punto de vista, la empresa posee unas directrices para el mantenimiento de las relaciones con los clientes entre las cuales no se incluye la asistencia a ningún tipo de cena con el cliente. Si la empleada considera que, como fruto de una relación laboral dependiente, en la que posee una retribución y un contrato laboral con su inmobiliaria, debe de acatar su contrato, y no debe de asistir a ests tipo de cena.
En caso de que la relación fuese mediante un contrato mercantil no obstante tambien laboral y vinculado a la inmobiliaria, debería de por delicadeza segyir también las directrices que su contratante le indica, independientemente de la relacion contractual. No obstante, en este segundo caso, la relacion entre promotor y agente comercail autónomo puede entenderse separada de la relación promotor inmobiliaria, motivo por el cual la asistencia o no, dependería más de la aceptación de la empleada.
En el primer caso, no puede ir y en el segundo, no debería de ir.

Roy Jiménez Oreamuno dijo...

En varias empresas los almuerzos y cenas de negocios es de todos los días.

Es una manera amena de socializar con los clientes. Me sorprendió que esa Pymes tenga una política de no asistir a eventos con clientes.

Creo que es una fortaleza fraternizar con los clientes, lo que me pregunto yo, ¿es tan malo ser cortes con nuestros clientes? Mas si la situación en la economía de las pequeñas y medianas empresas están en crisis, como vamos a perder o no atender a nuestro clientes en otros ambientes que no sea solo el profesional.
Saludos

Neurotransmisores dijo...

Una empresa sin clientes no es una empresa.
Me sorprende la facilidad con la que hablas de despidos.

Saludos.

intoku dijo...

Coincido plenamente con José Luis: en el primer caso no puede ir y en el segundo supuesto, no debería.

Lo que no veo tan claro es el despido, SM...

cmarti dijo...

Muy interesante...
Aunque faltaría más información para valorar la situación con más precisión, mi opinión resumida es la siguiente:
Si es buena comercial (obtiene resultados, buena relación con clientes y tiene cierta antiguedad y peso en la empresa) creo que no cabe otra que advertir primero, explicarle la política de la empresa, escuchar sus razones... y en el caso de que vaya a la cena, seguir el procecimiento de disciplina de empleados que tenga la empresa, que supongo será algo parecido a: amonestación verbal, amonestación escrita, suspensión, despido (por ese orden según la de gravedad que consideres la infracción, y la reincidencia de la comercial en comportamientos contrarios a las normas de la empresa)
Un saludo,
Carlos M.

Ricardo Tribin dijo...

El conflicto de intereses va de mano con la conciencia. En este caso yo recomendaria asistir si lo por recibir es solo por tema social y que no involucre lucro de parte de alguien que nos motivara.

Senior Manager: dijo...

Hola Pedro:
Gracias y...Por favor, cuando necesites una opinión sobre cualquier tema con gusto te la daré...

Hola José Luis:
Pensamos igual...Por cierto se trata de un contrato laboral por lo que debe seguir lo que la empresa estipule le guste o no.

Hola Roy:
Perdona que discrepe, pero las comidas de negocios las debería promover el proveedor y no el cliente y no estoy de acuerdo cuando afirmas que se fortalecen las relaciones al fraternizar con los clientes, pues una cosa es una relación comercial y otra los intereses creados por la confraternización, es un campo muy peligroso en donde la línea es muy delgada, así que es mejor evitarlo, sobretodo en el negocio inmobiliario.

Hola neurotransmisores e Intoku:
Cuando a un empleado le han explicado las normas de la empresa y en una situación puntual como esta las desobedece abiertamente rebelándose contra una recomendación de su jefe, queda claro que no está comprometido con la empresa, que no puede seguir normas, que no es profesional y que antepone sus intereses por encima de los de la empresa (que le paga por su trabajo), por lo que será difícil que se convierta en alguien productivo para la empresa o que tenga futuro en la misma. Así que es mejor despedirlo a tiempo antes de que comiencen a surgir problemas más serios. Aquí el punto no es si va a la cena o no, sino que la empleada no puede hacer lo que desee y saltarse las reglas. Prácticamente se trata de un caso de insubordinación y si lo hace una vez lo seguirá haciendo. Si quiere hacer lo que quiera o no recibir órdenes de nadie, entonces mejor que monte su propia empresa, tal vez así entienda como funciona.

Hola cmarti:
Concuerdo contigo, sólo que en este caso su jefe ya le avisó que no debía ir, por lo que una amonestación es insuficiente. Yo sigo recomendando la desincorporación.

Hola Ricardo:
El problema no es de sentido común, ni de conciencia. La chica recibió la instrucción de no ir, no se le dieron opciones; es decir, si va comete insubordinación y si se queda cumple con las reglas de la empresa. Las inmobilarias, las constructoras y las promotoras en España se manejan en un negocio lleno de lagunas e intereses en donde se mueve mucho dinero por los favores recibidos, es mejor evitar.

Gracias a todos por vuestra participación.

Juan Martínez dijo...

Hola SM,

Comparto plenamente la opinión de José Luís e Intoku.

Saludos,

Pedro Robledo (#3) dijo...

Gracias SM,

Puedes tener la seguridad de que lo tendré bien en mente :-)

Un saludo!

Cebolla dijo...

Pues en este caso estoy muy de acuerdo con lo que haría SM. Si una persona del equipo hace lo que se le da la gana reiteradamente, es difícil trabajar. En todo caso, cuando no estamos de acuerdo con una filosofía, unas reglas o una política, siempre tenemos la opción de salirnos y montar nuestro propio negocio.

Por aquí hay un dicho que reza donde manda capitán, no manda marinero.

hagetmau dijo...

Suena un poco a gesto de desesperación lo de ir a esa cena...Más allá de que pueda entenderse como una manía lo de ir o no ir a esos eventos... en este caso, asistir a algo a lo que no se ha asistido nunca, sí que deja entrever esa sensación. En fin, un error grave, habrá que atender a la eficacia del empleado y al propósito de enmienda de este (uy que eclesiastico suena esto)

Directivo Pyme dijo...

No sé que pasó al final, pero comparto la opinión de relacionarse con los clientes aunque a su vez también entiendo que las directrices son las directrices.

Otro apartado es el de los despidos. No es tan fácil despedir a alguién primero por la legalidad vigente y luego que ese colaborador puede ser muy valioso para la empresa (sobre todo por la capacidad de las pymes de cazar talentos).

Por otro lado creo que un evento, cena y celebración que no sea extríctamente personal no se puede considerar invitación (ni como insinuas percepción de bienes). Otra cosa es que si en la empresa no se solían aceptar este tipo de circunstancias se deniegue la invitación.

Esto más personal. Pienso que la mera situación generada por la empleada es una oportunidad para pensar en como relacionarse con clientes y que no se merecería un despido por esa circunstancia, sino un agradecimento por intentar evolucionar hacia otras formas de hacer las cosas como pongo en mi perfil odio frases del tipo "siempre se ha hecho así".

Por otro lado el estatuto de trabajadores deja clarito quién es el que pone los medios de producción y la organización de como hacer las cosas. En este caso el empresario. Pero, ¿no es un poco rancio este tipo de pensamiento?

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